Sparta Zwolle gaat deze week een digitaliseringsslag maken. We lanceren namelijk onze Google Workspace. Gebruik je nu een @spartazwolle.nl mailaccount? Lees dit bericht dan even extra goed.
Deze week lanceren we onze Google Workspace. Dat betekent dat we binnen Sparta gaan werken met een gemeenschappelijke Google Drive, Gmail én een Google Agenda. Alle commissies, bestuursleden, clubcoördinatoren én andere belanghebbende krijgen toegang tot een google account dat eindigt op @spartazwolle.nl. Je kan daarmee inloggen bij bovengenoemde diensten. Hieronder wordt alles stap voor stap uitgelegd.
Jouw @spartazwolle.nl-account
We hebben alle gebruikers die een @spartazwolle.nl-account nodige hebben zo goed mogelijk in beeld gebracht. Om het overzichtelijk te houden hebben we per account één beheerder aangewezen Binnen commissies staat het je echter vrij om de inloggegevens te delen (bijvoorbeeld in de omschrijving van je commissieapp). Zo kunnen alle leden van de TZ bijvoorbeeld gebruik maken van tz@spartazwolle.nl. Met dit account kun je inloggen bij alle Google Services. Hoewel je in de praktijk, op een uitzondering na, eigenlijk alleen Gmail en Google Drive nodig zal hebben.
Mocht je deze week geen bericht hebben ontvangen over je nieuwe @spartazwolle-account neem dan even contact op met Matthias. Het kan zijn we je in de wirwar van mailadressen vergeten mee te nemen.
Gmail
Met je nieuwe account krijg je toegang tot de Gmail-app van Google. Dit wordt onze standaard mail-app. Hopelijk werkt dit soepeler dan de webmail die we nu gebruiken. Je kan zowel online als via de app inloggen bij Gmail. Let wel op, alle oude mails zal je niet terugvinden in je mailbox. Aankomende zondag zetten we alle mailaccounts over dus hou hier rekening mee. Matthias heeft wel een back-up van alle postbussen gemaakt, dus mocht je echt iets belangrijks terug willen halen kan hij je daarmee helpen.
Google Drive
Elk account beschikt over 30 GB ‘privé’ cloudopslag in Google Drive. Ook hier kan je zowel online als via de app op inloggen. Die 30 GB mag je vrij gebruiken, maar liever hebben we dat je gebruik maakt van de Gedeelde Drive waartoe alle accounts ook toegang krijgen. Deze hebben we helemaal ingericht met standaarddocumenten en ruimte voor commissies, werkgroepen en coördinatoren. Als iedereen zoveel mogelijk hierop werkt houden we alle informatie binnen de club centraal beschikbaar. Dat is fijn voor de archivering en de informatieoverdracht. Er staat een document in de Gedeelde Drive waarin precies wordt toegelicht hoe je bestanden hier het beste op kan slaan.
Alle commissies die nu al werken met andere vormen van cloudopslag willen we vragen om langzaam hun bestanden over te zetten. Hoewel we natuurlijk begrijpen dat dit even tijd nodig heeft.
Google Agenda
Een enkeling zal ook gebruik willen maken van de Google Agenda. Deze gaan we met name gebruiken om de beschikbaarheid van het clubhuis mee te monitoren. De mensen die hier iets mee moeten krijgen daarover van ons apart bericht.
Er zal dus best het een en ander veranderen de komende week. We hopen dat dit allemaal vlekkeloos verloopt, maar de praktijk blijkt vaak anders. Deze week vragen we daarom eerst even jullie geduld. Mocht je tegen iets aanlopen of vragen hebben kan je je natuurlijk altijd even melden bij onze webmasters.